Privacy

Informativa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati

 

Desideriamo informarla che i Suoi dati personali formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata. Al fine della sua piena consapevolezza riguardo al trattamento operato dal Gruppo Polis, le forniamo le seguenti informazioni.  

 

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

titolare del trattamento dei dati è Polis Nova società cooperativa sociale, con sede in Padova, via Due Palazzi 16, email polisnova@gruppopolis.it, telefono 049.8900506, legalmente rappresentata dalla Presidente Mariangela Parise.

 

2. Le categorie di dati personali trattati dalla Cooperativa

La Cooperativa tratta, sulla base delle finalità sotto indicate, i Suoi dati personali. Per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

 

All’interno dei dati personali, si possono distinguere, tra gli altri:

dati relativi alla salute - i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute;

dati biometrici - si intendono i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali l'immagine facciale o i dati dattiloscopici.

 

3. Le finalità e la base giuridica del trattamento

I Suoi dati possono essere trattati per le seguenti finalità e sulla base dei seguenti presupposti giuridici. Lo specifico trattamento riservato ai Suoi dati dipende dal rapporto che Lei ha con la Cooperativa.

 

3.1. Stipula ed esecuzione del contratto sulla base del quale la Cooperativa le presta i propri servizi

La Cooperativa necessita di trattare i suoi dati per dar vita al contratto sulla base del quale le erogherà i propri servizi e per dare esecuzione allo stesso. Si tratta in questo caso dei Suoi dati identificativi, di contatto e della Sua residenza. Nel caso sia Lei a pagare i servizi della Cooperativa, potrebbe trattare anche alcuni Suoi dati bancari.

Poiché si tratta di dati necessari a far sì che il contratto di servizi tra Lei e la Cooperativa sia stipulato e sia adempiuto, per il loro trattamento non è richiesto il Suo consenso, essendo ritenuto dal Regolamento implicito alla volontà contrattuale espressa (art. 6, co. I, lett. b).

 

3.2. Prestazione di servizi di natura socio-sanitaria

Quando la Cooperativa Le eroga servizi tipici, si trova a trattare anche alcuni Suoi dati relativi alla Sua salute fisica e mentale, comprese le eventuali patologie di cui Lei soffre, le terapie e i servizi di assistenza a cui Lei è sottoposto o di cui Lei usufruisce.

Il trattamento attiene i dati minimi necessari alle prestazioni a cui la Cooperativa è chiamata sulla base del contratto stipulato con Lei o con l’ente (generalmente l’Ulss o il suo Comune di residenza) che le ha affidato il servizio. Non riguarderà i Suoi dati relativi alla salute che non siano necessari per l’erogazione del servizio.

Il trattamento di questi dati necessita il Suo esplicito consenso (art. 9, co. II, lett. a). Alla luce di ciò, la Cooperativa la informa che in assenza del Suo consenso al trattamento di questi dati, non le sarà possibile fornire i servizi di natura socio-sanitaria previsti.

 

3.3. Gestione delle emergenze d’assistenza dei propri clienti e utenti e delle comunicazioni che i clienti ed utenti non sono in grado di ricevere

Può accadere che un cliente ci fornisca i Suoi recapiti e dati di contatto, in modo che la Cooperativa possa rintracciarla nel caso di emergenze o nel caso vi siano comunicazioni rilevanti riguardanti il cliente che quest’ultimo, in particolare per il suo stato di salute, non è in grado di ricevere.

In tal caso il trattamento a cui la Cooperativa sottopone i Suoi dati consiste nella conservazione del Suo nome e recapito per l’utilizzo nei casi sopraddetti di emergenza o di impossibilità di comunicare con il cliente.

La Cooperativa si trova in tal caso ad utilizzare i suoi dati nel legittimo interesse dell’utente che ha trasmesso i Suoi dati e della Cooperativa. La Cooperativa infatti ritiene che sia interesse legittimo del proprio cliente che vi sia chi provvede ai suoi bisogni e necessità nel caso il cliente medesimo non sia in grado di farlo autonomamente e, pertanto, che sia legittimo l’uso che la Cooperativa fa dei dati trasmessi dal cliente; la Cooperativa a sua volta ritiene sussista il suo legittimo interesse di provvedere alla salvaguardia della salute e della vita del proprio cliente, così come di svolgere i compiti di assistenza a cui è chiamata dalla relazione con il cliente, e quindi all’utilizzo dei Suoi dati ove ciò sia condizione necessaria.

La Cooperativa utilizzerà i Suoi dati per la finalità qui descritta nel caso in cui ciò sia necessario e non ci sia modo di procedere altrimenti a proteggere gli interessi di salute e di vita del cliente.

Il trattamento sulla base del legittimo interesse è lecito secondo l’art. 6, co. I lett. f del Regolamento, pertanto per questo specifico fine non è necessario il Suo consenso.

Lei ha tuttavia il diritto di opporsi al trattamento in qualsiasi momento secondo l’art. 21 del Regolamento, come spiegato nel prosieguo.

 

3.4. Ingresso nella compagine sociale della Cooperativa e iscrizione al libro soci

La Cooperativa necessita di trattare i Suoi dati per dar vita al rapporto sociale e darvi di seguito svolgimento.

In questo caso tratterà i Suoi dati identificativi e di contatto.

Poiché si tratta di dati necessari a far sì che il rapporto sociale tra Lei e la Cooperativa possa svolgersi e poiché tale rapporto ha base contrattuale[1], per il loro trattamento non è richiesto il Suo consenso, essendo ritenuto dal Regolamento implicito alla volontà contrattuale espressa nell’adesione alla compagine cooperativa (art. 6, co. I, lett. b).

 

3.5. Assunzione e svolgimento del rapporto di lavoro

La Cooperativa necessita di trattare i suoi dati per dar vita e svolgimento al contratto di lavoro con Lei.

Si tratta in questo caso dei Suoi dati identificativi, di contatto e bancari nella misura in cui siano necessari per il versamento delle Sue spettanze.

Poiché si tratta di dati necessari a far sì che il contratto di lavoro tra Lei e la Cooperativa sia stipulato e sia adempiuto, per il loro trattamento non è richiesto il Suo consenso, essendo ritenuto dal Regolamento implicito alla volontà contrattuale espressa (art. 6, co. I, lett. b).

La Cooperativa tratterà anche alcuni dati relativi alla Sua salute, nei casi in cui Lei soffra di patologie invalidanti o comunque incidenti nella determinazione delle Sue mansioni e sulla base delle Sue comunicazioni relative ai periodi di malattia di cui la Cooperativa debba prendere atto.

In base all’art. 9, co. II, lett b, la Cooperativa può trattare i Suoi dati sanitari anche senza il suo consenso, ove il trattamento sia necessario per assolvere i propri obblighi ed esercitare i propri diritti specifici in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo.

 

3.6. Instaurazione e svolgimento del rapporto di volontariato

La Cooperativa necessita di trattare i suoi dati per dar vita e svolgimento al rapporto di volontariato con Lei.

Si tratta in questo caso dei Suoi dati identificativi, di contatto e bancari nella misura in cui siano necessari per il versamento delle Sue spettanze a titolo di rimborso spese o altro.

Poiché si tratta di dati necessari a far sì che il rapporto di volontariato tra Lei e la Cooperativa abbia corso, rapporto a cui entrambi addivenite sulla base di un accordo, per il loro trattamento non è richiesto il Suo consenso, essendo ritenuto dal Regolamento implicito alla volontà contrattuale espressa (art. 6, co. I, lett. b).

 

3.7. Pubblicazioni e comunicazioni istituzionali

La Cooperativa può decidere di provvedere a pubblicazioni che diano conto della propria attività o di pubblicazioni di notizie, di eventi, di iniziative, sia in forma cartacea, sia tramite l’utilizzo di strumenti informatici quali il sito della Cooperativa e i social network (a titolo esemplificativo: Facebook, Whatsapp). Per tali circostanze la Cooperativa desidera poter utilizzare immagini in cui Lei potrebbe essere ritratto.

Per tale trattamento, la base giuridica è fornita dal suo consenso (art. 6, co. I, lett. a).

 

4. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata o manuale, con modalità e strumenti adeguati agli scopi del trattamento, nel rispetto delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679, ad opera di soggetti appositamente incaricati, anche terze parti, in ottemperanza a quanto previsto dagli art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679.

 

 5. I possibili destinatari dei dati personali

I Suoi dati potrebbero essere trasmessi ai seguenti destinatari:

5.1. Ulss – nel caso in cui la sua Ulss di riferimento sia l’ente che ha affidato alla Cooperativa il servizio che Le viene erogato o nel caso in cui debba essere istituzionalmente un ente di riferimento per il servizio erogato, la Cooperativa potrà inviare a tale Ulss tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari.

5.2. Comune – nel caso in cui il Suo Comune di residenza sia l’ente che ha affidato alla Cooperativa il servizio che Le viene erogato o nel caso in cui debba essere istituzionalmente un ente di riferimento per il servizio erogato, la Cooperativa potrà inviare a tale Comune tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari.

5.3. Medici di base o specialisti – nel caso il servizio erogato dalla Cooperativa coinvolga il Suo medico di base o specialista o necessiti che il Suo medico di base o specialista sia informato del Suo stato di salute, delle terapie e dell’assistenza usufruita, la Cooperativa invierà a detto medico tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari.

5.4. Centri per l’impiego – nel caso Lei partecipi alle attività di inserimento lavorativo, i Suoi dati potrebbero essere comunicati ai centri per l’impiego per la ricerca di idonea posizione lavorativa in cui inserirla.

5.5. Confcooperative provinciale o regionale – ciò anche a fini statistici o comunque per garantire il miglior servizio possibile.

5.6. Studio Confcoop Società Cooperativa - lo Studio Confcoop Società Cooperativa è il consulente che per conto della Cooperativa gestisce le assunzioni e tutti gli adempimenti legati al rapporto di lavoro; pertanto se Lei è un lavoratore della Cooperativa, i Suoi dati sono comunicati allo Studio Confcoop Società Cooperativa affinché possa procedere agli adempimenti giuslavoristici per conto della Cooperativa.

5.7. Istituti di credito – Per ogni adempimento connesso ai pagamenti che possono intervenire tra Lei e la Cooperativa, i Suoi dati personali e bancari potranno essere inviati agli istituti di credito ai quali la Cooperativa si appoggia.

5.8. Medici del lavoro – Nel caso in cui Lei sia un lavoratore della Cooperativa, l’assolvimento degli adempimenti relativi alla medicina del lavoro comporta che i Suoi dati personali e sanitari possano essere comunicati ai medici del lavoro di cui la Cooperativa si avvale.

5.9. Rspp - Nel caso in cui Lei sia un lavoratore della Cooperativa, l’assolvimento degli adempimenti relativi alla salute e sicurezza sul luogo di lavoro comporta che i Suoi dati personali e sanitari possano essere comunicati al responsabile del servizio di prevenzione e protezione della Cooperativa.

5.10. Assicuratore Cattolica Assicurazioni – La Cooperativa si affida per la materia assicurativa a Cattolica Assicurazioni Pertanto, qualora la specifica assicurazione stipulata La riguardi o l’evento dannoso che attivi la copertura assicurativa La riguardi, la Cooperativa potrà comunicare i Suoi dati anche di carattere sanitario a tale compagnia assicurativa.

5.11. Società Computer Republic srl – La Cooperativa affida la gestione dei propri sistemi informatici a Computer Republic srl. La gestione dei sistemi informatici comporta che tale Società possa venire a conoscenza di alcuni Suoi dati informaticamente registrati e trattati.

5.12. Persone di contatto del cliente od utente – Qualora Lei ci abbia indicato una o più persone di contatto a cui riferire informazioni che La riguardano, soprattutto nel caso di emergenze o Sua incapacità di autonoma gestione, la Cooperativa potrà fornire a tali persone di contatto i Suoi dati anche sanitari.

 

6. La fonte dei dati, nel caso non siano forniti dall’interessato

La Cooperativa potrebbe ricevere o aver ricevuto i Suoi dati dai seguenti soggetti:

6.1. Ulss – nel caso in cui la sua Ulss di riferimento sia l’ente che ha affidato alla Cooperativa il servizio che Le viene erogato o nel caso in cui debba essere istituzionalmente un ente di riferimento per il servizio erogato, la Cooperativa potrebbe aver ricevuto tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari, da tale Ulss.

6.2. Comune – nel caso in cui il Suo Comune di residenza sia l’ente che ha affidato alla Cooperativa il servizio che Le viene erogato o nel caso in cui debba essere istituzionalmente un ente di riferimento per il servizio erogato, potrebbe aver ricevuto tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari, da tale Comune.

Medici di base o specialisti – nel caso il servizio erogato dalla Cooperativa coinvolga il Suo medico di base o specialista o necessiti che il Suo medico di base o specialista informi la Cooperativa del Suo stato di salute, delle terapie e dell’assistenza usufruita, la Cooperativa potrà ricevere da detto medico tutti o parte dei Suoi dati, anche sanitari.

6.3. Centri per l’impiego – nel caso Lei partecipi alle attività di inserimento lavorativo, i Suoi dati potrebbero essere stati comunicati alla Cooperativa dal centro per l’impiego presso il quale la Sua posizione per la ricerca lavoro era aperta.

6.4. Persone di contatto del cliente od utente – Qualora Lei ci abbia indicato una o più persone di contatto a cui far riferimento per ciò che La riguarda, soprattutto nel caso di emergenze o Sua incapacità di autonoma gestione, la Cooperativa potrebbe ricevere i Suoi dati da tali persone di contatto.

 

7. Trasferimento di dati a Paese terzo

Attualmente l’attività della Cooperativa non prevede che i Suoi dati siano comunicati ad alcuno in alcun Paese straniero o organizzazione internazionale.

 

8. Periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati per determinare il periodo

Nel caso Lei sia un cliente o utente, i Suoi dati verranno conservati per il tempo necessario allo svolgimento del servizio che la Cooperativa le eroga e per un ulteriore periodo di 3 anni, per assicurare un’eventuale ulteriore assistenza che Lei debba richiedere alla Cooperativa entro il termine anzidetto.

Nel caso Lei sia un socio, i Suoi dati vengono conservati per il periodo di durata del rapporto sociale e per ulteriori 3 anni, per garantire l’adempimento delle obbligazioni reciproche esistenti dopo la cessazione del rapporto sociale.

Nel caso Lei sia un lavoratore, i Suoi dati vengono conservati per il periodo di durata del rapporto lavorativo e per ulteriori 10 anni, per permettere alla Cooperativa di fornirle ogni informazione in merito al Suo rapporto di lavoro che Lei dovesse richiedere una vola cessato.

Nel caso Lei sia un volontario, i Suoi dati vengono conservati per il periodo di durata del rapporto di volontariato e per ulteriori 2 anni.

 

9. I diritti dell’interessato

Lei, in quanto interessato o interessata al trattamento, gode dei seguenti diritti, sanciti dal Regolamento:

a. il diritto di chiedere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei suoi dati personali e di ottenere l’accesso ai tali dati, oltre a conoscere:

b. il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che la riguardano e l’integrazione dei suoi dati ove incompleti.

c. il diritto alla cancellazione dei suoi dati personali, con obbligo della Cooperativa di provvedervi nei casi in cui:

Tale diritto non sarà applicabile se il trattamento si riveli necessario per l’adempimento di un obbligo legale; per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

d.  il diritto ad ottenere la limitazione del trattamento:

e.  il diritto di ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i suoi dati personali e di trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento, nel caso il trattamento si basi sul suo consenso e avvenga con mezzi automatizzati.

f. il diritto di opporsi al trattamento dei dati che la riguardano:

Ciò a meno che la Cooperativa non dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti al trattamento che prevalgano sui suoi interessi, diritti, libertà o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

g. il diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati che Lei abbia prestato, in qualsiasi momento, senza che ciò possa pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso da Lei concesso prima della revoca.

h . il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo.

Nel caso in cui l’esercizio dei suoi diritti abbia come conseguenza la mancata disponibilità da parte della Cooperativa di tutti o parte dei suoi dati, laddove non vi siano obblighi ulteriori per la Cooperativa nascenti da norme imperative, quest’ultima non avrà più obblighi di trattamento o conservazione di tali suoi dati.

 

10. La capacità di prendere visione dell’informativa e di prestare il consenso

La presente informativa è rivolta direttamente a ciascun cliente, utente, socio, lavoratore, volontario della Cooperativa ed alle persone che ai sensi di legge sono tenute ad agire in sua rappresentanza.

In particolare, nel caso in cui l’interessato al trattamento dei dati sia una persona minore dei 18 anni d’età, la visione dell’informativa e l’espressione del consenso al trattamento dei dati spettano ai genitori o al genitore esercente la responsabilità genitoriale o al tutore o al curatore.

Nel caso in cui l’interessato al trattamento dei dati sia una persona interdetta, la visione dell’informativa e l’espressione del consenso al trattamento dei dati spettano al tutore.

Nel caso in cui l’interessato al trattamento dei dati sia una persona inabilitata o sottoposta ad amministrazione di sostegno, tale persona è riconosciuta capace d’agire e quindi di prendere visione dell’informativa e di esprimere il consenso. L’affiancamento del curatore o dell’amministratore di sostegno in tali attività è richiesto dalla Cooperativa quale attestazione della consapevolezza di costui al trattamento a cui i dati dell’interessato sono sottoposti e a garanzia dell’interessato.

 

11. Ambiti particolari di trattamento

11.1. Posta elettronica

Con specifico riferimento all'utilizzo della posta elettronica, anche certificata, l'invio facoltativo, esplicito e volontario di messaggi ad una qualsiasi casella del dominio della Cooperativa comporta la successiva acquisizione dell'indirizzo e-mail o PEC del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli altri eventuali dati personali contenuti nel messaggio e/o nei suoi allegati.

L'indirizzo e-mail o PEC del mittente così acquisito potrà essere utilizzato per l'invio di qualsiasi informazione e/o comunicazione da parte della Cooperativa, incluse quelle veicolate attraverso la newsletter, ferma restando la facoltà del destinatario di chiedere la rimozione del proprio indirizzo dalla mailing list attraverso l'apposita funzionalità automatica accessibile da ciascun messaggio inviato attraverso la newsletter.

11.2. Portale web

I sistemi informatici e il software di gestione che garantiscono il funzionamento del portale web della Cooperativa acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcune informazioni (dati di navigazione) la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. Rientrano in questa categoria, ad esempio, gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, l'orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico utilizzati dall'utente.

Il portale web della Cooperativa utilizza questi dati esclusivamente al fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del portale e/o per controllarne il corretto funzionamento. Di norma i dati raccolti vengono cancellati dopo l'elaborazione, tuttavia in caso di necessità potrebbero essere utilizzati per l'accertamento delle responsabilità in caso di eventuali reati informatici commessi attraverso il portale della Cooperativa e/o ai danni dello stesso. Fatta salva questa eventualità, i dati di navigazione degli utenti non persistono per più di sette giorni.

11.3. Cookie

Il portale della Cooperativa utilizza esclusivamente cookie tecnici di navigazione necessari per consentire l'esplorazione sicura ed efficiente delle proprie pagine; si tratta di cookie di sessione che non vengono memorizzati in modo persistente nel computer dell'utente e si cancellano automaticamente alla chiusura del browser. I cookies di sessione evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l'acquisizione di dati personali identificativi dell'utente.

Il portale della Cooperativa utilizza inoltre cookies analitici per raccogliere informazioni in forma aggregata sul numero degli utenti e sulle modalità di visita del portale (zona geografica di connessione, lingua dell'utente, pagine visitate, tempo medio di permanenza sulle pagine, ecc.); alla luce delle finalità di utilizzo, questi cookies sono pertanto assimilati a quelli tecnici in termini di trattamento dei dati personali e di tutela della riservatezza degli utenti del portale

 


[1] Il codice civile all’art. 2247 definisce la società come contratto tra due o più persone che conferiscono beni o servizi per l'esercizio in comune di un’attività economica allo scopo di dividerne gli utili.
Il capo del codice civile che si occupa di cooperative si apre con l’art. Art. 2511, che definisce tali formazioni come società caratterizzate dallo scopo mutualistico. È ribadito dunque che esse siano una specificazione del genus società già definito dall’art. 2247.